Phần mềm chuyển tiếp bưu kiện: những gì bạn cần có

Một doanh nghiệp chuyển tiếp bưu kiện vận chuyển những thùng hàng, nhưng thứ thực sự giúp nó vận hành là dữ liệu. Mỗi bưu kiện có chủ sở hữu, mã vận đơn, cân nặng, giá trị khai báo, trạng thái và giá. Nhân lên hàng trăm hay hàng nghìn bưu kiện mỗi tháng, chất lượng phần mềm sẽ quyết định doanh nghiệp vận hành nhẹ nhàng hay hỗn loạn — đối với cả khách hàng lẫn nhân viên của bạn.

Dưới đây là những gì một doanh nghiệp chuyển tiếp cần, từng phần một.

1. Tài khoản khách hàng

Đây là sản phẩm mà khách hàng thực sự nhìn thấy. Tài khoản này cần cho phép họ:

• đăng ký trong một phút và nhận ngay địa chỉ Mỹ riêng;
• khai báo bưu kiện — mã vận đơn, cửa hàng, nội dung hàng và giá trị, kèm hóa đơn tải lên dưới dạng tệp hoặc đường link;
• theo dõi từng bưu kiện qua các trạng thái rõ ràng, từ “đang chờ hàng” đến “đã tới kho”, “đang bay”, “đã đến nơi” và “sẵn sàng để nhận”;
• xem giá trước khi thanh toán, với công cụ tính giá dùng cùng quy tắc như tại kho;
• thanh toán trực tuyến, duy trì số dư và xem lịch sử giao dịch;
• chọn nơi nhận bưu kiện, thêm người nhận tin cậy và yêu cầu dịch vụ bổ sung như đóng gói lại hoặc chụp ảnh.

Tài khoản phải dùng tốt trên điện thoại và bằng ngôn ngữ của khách hàng. Phần lớn khách hàng sẽ dùng trên di động.

2. Bảng quản trị và vận hành

Ở hậu trường, đội ngũ của bạn cần một nơi duy nhất để điều hành doanh nghiệp:

• tìm bất kỳ bưu kiện nào theo mã vận đơn, khách hàng, số điện thoại hoặc email;
• lập chuyến bay, gán bưu kiện vào chuyến và chuẩn bị chứng từ cùng manifest;
• quản lý giá, khách hàng, các cuộc trao đổi hỗ trợ và bưu kiện có vấn đề;
• xem tài chính — đã tính phí bao nhiêu, đã thu bao nhiêu, lợi nhuận trên mỗi chuyến bay.

Không có những thứ này, việc vận hành sẽ nằm rải rác trong bảng tính và tin nhắn chat, và mỗi sai sót đều phải trả giá đắt.

3. Quét mã vạch tại kho

Kho là nơi tốc độ và độ chính xác quan trọng nhất. Ứng dụng quét mã vạch trên thiết bị cầm tay giúp nhân viên:

• nhận bưu kiện bằng cách quét nhãn của hãng vận chuyển và khớp với khách hàng;
• cân và xếp lên kệ;
• xếp hàng lên chuyến bay bằng cách quét từng thùng, để không bỏ sót hay gửi nhầm;
• kiểm kê hàng tồn.

Việc quét mã biến hàng giờ kiểm tra thủ công thành vài phút và cho bạn hồ sơ rõ ràng về việc ai đã xử lý cái gì, vào lúc nào.

4. Thanh toán, khách hàng thân thiết và giới thiệu

Các tính năng tăng trưởng quan trọng hơn bạn tưởng lúc đầu:

• thanh toán thẻ trực tuyến và nạp số dư giúp việc trả tiền trở nên dễ dàng;
• các bậc hoàn tiền tri ân những khách hàng tích cực nhất;
• chương trình giới thiệu biến khách hàng hài lòng thành kênh marketing rẻ nhất của bạn.

5. Thông báo và trợ giúp

Khách hàng muốn biết chuyện gì đang diễn ra mà không cần phải hỏi. Thông báo qua email và ứng dụng nhắn tin gửi tự động ở mỗi lần thay đổi trạng thái, bằng ngôn ngữ của khách hàng, giúp giảm mạnh số yêu cầu hỗ trợ. Một trung tâm trợ giúp có chức năng tìm kiếm sẽ giải đáp các câu hỏi thường gặp — hàng cấm, hạn mức hải quan, thời gian giao hàng — trước khi chúng đến tay đội ngũ của bạn, đồng thời thu hút thêm khách truy cập từ công cụ tìm kiếm.

6. Ứng dụng di động

Ứng dụng native iOS và Android với thông báo đẩy giữ khách hàng luôn gắn bó: họ nhận được thông báo ngay khi bưu kiện đến và có thể theo dõi hoặc thanh toán chỉ với vài lần chạm. Ứng dụng cũng giúp thương hiệu của bạn trông chuyên nghiệp và vững vàng.

Phần mềm chuyển tiếp bưu kiện: tự xây, mua hay thuê bản quyền?

Xây dựng tất cả những thứ này từ đầu sẽ khiến một đội phát triển giàu kinh nghiệm mất nhiều tháng, và công việc không bao giờ thực sự kết thúc — các hãng vận chuyển thay đổi API, quy định hải quan thay đổi, khách hàng mong đợi tính năng mới. Với hầu hết nhà vận hành mới, lựa chọn tốt hơn là sử dụng một nền tảng đã chạy thực tế.

Nền tảng Pesoto

Pesoto đã tự xây dựng và vận hành nền tảng của mình, được khách hàng và nhân viên kho tại Ukraine và Moldova sử dụng hằng ngày. Nền tảng bao gồm:

• tài khoản khách hàng trên web với nhiều ngôn ngữ;
• bảng quản trị và vận hành để quản lý chuyến bay, giá, người dùng và tài chính;
• ứng dụng quét kho trên Android để nhận hàng, kiểm tra và xếp hàng lên chuyến bay;
• thanh toán, hoàn tiền và giới thiệu;
• trung tâm trợ giúp và thông báo đa ngôn ngữ;
• ứng dụng native iOS và Android.

Nền tảng đi kèm nhượng quyền Pesoto, và cũng được cung cấp riêng cho các doanh nghiệp đang vận hành dịch vụ chuyển tiếp. Yêu cầu demo và điều khoản.